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Responsable du pôle accueil - bilingue anglais/français (F/H)

Réceptionniste
Responsable de rayon
CDI Plein Temps LOOS (59)
Postuler
Ref. : v5sysu

Affinités de votre profil avec cette annonce

Poste
Compétence
Langue
Contrat
Distance

Descriptif du poste

Société biopharmaceutique de phase avancée focalisée sur la découverte et le développement de solutions thérapeutiques et diagnostiques innovantes dans le domaine des maladies du foie, notamment d’origine métabolique.

Mission proposée :
En tant que Responsable du Pôle Accueil, vous êtes en charge d’activités administratives pour différents départements et vous organisez l’accueil physique et téléphonique du siège de la société.
Avec votre équipe, vous êtes l’un des premiers points de contact de nos différents interlocuteurs internes et externes. En d’autres termes, sous votre leadership, à l’aide des moyens mis à votre disposition, nos visiteurs et salariés reçoivent un accueil de qualité, reflet des modes de travail de l’entreprise.

MISSIONS

Votre mission est organisée autour de 3 axes :
› Gestion de l’équipe Accueil : composée de 2 personnes, organisée pour couvrir la plage horaire 8h-18h30 en continu, du lundi au vendredi.
› Assistanat : gestion des agendas, organisation des réunions et déplacements pour les départements qui vous sont affectés.
› Gestion des activités administratives centralisées : déplacements/voyages, fournitures, salles de réunion, plateaux repas,…

En fonction des besoins de l’entreprise et de votre charge de travail, vous pouvez être amené(e) à prendre en charge des activités complémentaires. Vous êtes responsable de la mise en place et de l’amélioration continue des procédures liées à l’accueil physique et téléphonique de la société.

Vous organisez la répartition des activités suivantes au sein de votre équipe, et réalisez directement certaines d’entre elles :
› Accueil :
o téléphonique : réception des appels entrants, qualifications, transferts, mises en attente, prises de message,
o physique : accueil sur le site, gestion des accès aux locaux de l’entreprise. Vous veillez au respect des procédures de maintien de la sécurité des collaborateurs et des visiteurs dans les locaux,
› Organisation des réunions : vous gérez les plannings des salles de réunion, planifiez les réunions et assurez le maintien en état adéquat des ressources logistiques (salles, matériels…),
› Gestion des expéditions & réceptions : Envoi, tri et distribution du courrier et des colis (hors marchandises labo),
› Gestion des fournitures : vous suivez et pilotez la gestion des stocks,
› Gestion des voyages : vous commandez et planifiez les voyages des collaborateurs dans le cadre de déplacements professionnels ou de formations,
› Classement : vous assurez les activités de classement électronique, papier et l’archivage pour différents services (exemple : factures pour le service comptabilité).

Profil recherché :
› Votre parcours professionnel s’est construit autour d’expériences réussies dans des métiers de service, idéalement dans un environnement international. Une expérience de chef de réception dans l’hôtellerie serait un plus.
› Vous avez encadré une équipe, a minima vous avez géré des plannings d’activité. Vous avez envie de piloter et d’accompagner une équipe au quotidien. Vous êtes adepte du management par l’exemple et êtes proactif(ive).
› Vous êtes efficace grâce à votre sens du service client et votre persévérance qui vous permettent de trouver des solutions dans un environnement dynamique, convivial mais exigeant. Vous faites preuve d’une très forte capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités.
› Votre rigueur, votre discrétion et votre sens de la confidentialité sont reconnus et appréciés.
› Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, dans un contexte professionnel.
› Vous utilisez quotidiennement le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) à un niveau avancé. Vous utilisez aisément les systèmes de Visio Conférence, et de Gestion Electronique des Documents.
› Vous véhiculez l’image de l’entreprise : votre présentation est soignée et votre attitude adaptée.

Compétence(s) recherchée(s)

Accueil
Anglais
Autonomie
Dynamique
Excel
Office
Outils bureautiques
Présentation
Service clients
Travail en équipe
Word

Langues

Anglais - Niveau : Courant - Langue maternelle
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